มาทำความรู้จัก Lotus Notes กันก่อน มันคืออะไรหว่า

ผลิตภัณฑ์ Lotus Notes เป็นซอฟท์แวร์ที่มีลักษณะเป็นกรุ๊ปแวร์ (Groupware) ลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่เป็นกรุ๊ปแวร์ คือ ซอฟท์แวร์ที่รองรับการใช้งานของกลุ่มผู้ใช้ จะช่วยให้กลุ่มของผู้ใช้ทำงานร่วมกันได้ โดยผ่านการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ อย่างเช่น การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) และการใช้ข้อมูลร่วมกัน (Data sharing) และกรุ๊ปแวร์จะมีการควบคุมการไหลของข้อมูล (Flow Control) และการรักษาความปลอดภัยแก่ผู้ใช้ (Security) ในตัวของ Lotus Notes เองจะสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นไฟล์ข้อมูลที่สร้างขึ้นโดย Notes หรือไฟล์ข้อมูลจากซอฟท์แวร์อื่นๆ และยังสามารถรวบรวมไฟล์ต่างๆ เหล่านั้นเข้าเป็นไฟล์เอกสาร หรือฐานข้อมูลของ Notes เพียงไฟล์เดียวก็ได้
ในปัจจุบันผลิตภัณฑ์ Lotus Notes เป็นที่นิยมนำไปประยุกต์ใช้งานในองค์กรธุรกิจต่างๆ เพราะความสามารถของผลิตภัณฑ์ตัวนี้ รองรับการทำงานร่วมกัน (Workgroup) ทำให้การทำงานของคนในองค์กรธุรกิจเหล่านั้น มีการประสานงานที่ดียิ่งขึ้น การพัฒนางานต่างๆ ในองค์กร จึงดำเนินไปด้วยความรวดเร็ว นี่จึงเป็นเหตุผลที่องค์กรต่างๆ เริ่มหันมาใช้งานผลิตภัณฑ์ตัวนี้นั่นเอง
ความสามารถของโปรแกรม Lotus Notes


การประยุกต์ใช้งาน Lotus Notes (Lotus Notes Application)
การประยุกต์ใช้งาน Lotus Notes เป็นการใช้ข้อมูลและโปรแกรมมารองรับการทำงานขององค์กร ในการสร้าง การติดต่อสื่อสาร การแบ่งปันให้ใช้ร่วมกัน และการเข้าถึงข้อมูลในเอกสารผ่านทางเครือข่าย หรือสายโทรศัพท์ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลในหนึ่งฐานข้อมูลหรือมากกว่าหนึ่งฐานข้อมูลก็ได้
Lotus Notes และเครือข่ายอินเตอร์เน็ต
ผลิตภัณฑ์ Lotus Notes จะแบ่งการทำงานเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนลูกข่าย (Client) จะเรียกว่า Notes และส่วน Server จะเรียกว่า Domino การประยุกต์ใช้งานของ Notes ในเครือข่ายอินเตอร์เน็ต สามารถเข้าถึงในรูปแบบของ Web page ได้ เพราะซอฟท์แวร์ Browser ต่าง ๆ สามารถอ่านไฟล์ของ Notes และนำเสนอในรูปแบบ Web page ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลทางเครือข่ายได้ ดังนี้
1. สามารถใช้ซอฟท์แวร์ Browser ต่างๆ เข้าถึง Server ของ Notes เพื่อที่จะสร้าง แก้ไข หรือลบข้อมูลได้
2. มีการควบคุมความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลของ Notes
3. คุณสมบัติ Navigation ของ Notes จะเหมือนกับการซ่อน (Collapside) หรือแสดง (Expandable) วิว
4. สามารถสร้าง แก้ไข หรือลบเอกสารในฐานข้อมูลได้
โครงสร้างหลักของ Notes จะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้
1. Workspace เป็นเหมือนหน้าต่างหลัก (desktop) มีหลายหน้า (page) แต่ละหน้า จะประกอบด้วยฐานข้อมูลต่างๆ โดยแสดงในรูปของไอคอน (Icon) และสมาร์ทไอคอน (SmartIcon) ที่ใช้จัดการการทำงานต่างๆ รวมทั้งแถบสถานะ (status bar) ด้วย เวิร์กสเปซยังสามารถเปลี่ยนหน้า (page) และตั้งชื่อหน้า (page) ต่างๆได้
2. Database เป็นส่วนที่ใช้เก็บเอกสารต่างๆ (Document) โดยจะประกอบด้วยฟอร์ม (Form) ที่ใช้ในการสร้างเอกสาร และวิว (View) ที่ใช้ในการดูเอกสารต่างๆ ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล
3. Form เป็นสิ่งที่ใช้สร้างเอกสาร โดยมีลักษณะคล้ายกับฟอร์มบนกระดาษ คือ มีช่องว่างหรือบริเวณที่ให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลต่างๆ ลงไปในฟอร์ม
4. View เป็นส่วนที่ใช้แสดงเอกสารต่างๆ ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล โดยสามารถกำหนดการเรียงลำดับของเอกสารที่จะแสดงในวิวได้ และกำหนดให้แสดงเฉพาะเอกสารที่ต้องการได้
5. Document เป็นข้อมูลต่างๆ ที่ผู้ใช้กรอกลงไปในฟอร์มหนึ่งๆ เมื่อบันทึกข้อมูล จะถูกจัดเก็บเป็นเอกสาร 1 เอกสาร